Exceldə siyahılar - sıralama, avtofiltr.

Bu məqalədə siyahı tərtib etməyi və bu siyahı ilə işləməyi öyrənəcəyik. Siyahı dedikdə əvvəlində başlığı olan müxtəlif tip sahələr nəzərdə tutulur. Sadə dillə desək həyatda rast gəldiyimiz müxtəlif tipli məlumatları Exceldə siyahı şəklinə sala bilərik. Siyahı tərtib edərkən bir neçə qaydaya riayət etmək laızmdır.

1. Siyahının birinci sətrində başlıqlar qeyd olunmalıdır,,

2. Başlıqların formatı fərqlənməlidir,

3. Başlıqlar arasında boşluq olmamalıdır,

4. Başlıqdan aşağıda boşluq olmamalıdır,

5. Eyni sütunda eyni formatda məlumat olmalıdır,

6. Hər səhifədə bir siyahının olması məsləhətdir.

İdarənin işçiləri haqqında siyahı tərtib edək. Sizcə bu siyahıda hansı başlıqlar olar? Düzdür, Soyadı, adı, ünvanı, vəzifəsi və sair. Şəkildə gördüyünüz kimi:

Sual yarana bilər ki, niyə siyahıda eyni adlar çoxdur? Avtomatik Tamamlama (AutoComplete,Автозаполнения) başa salmaq üçün belə etmişəm. Əgər yazmaq istədiyin sözdən yuxarıda varsa Excel proqramı həmin sözü təklif edəcək, birinci hərfi yazdıqdan sonra Enter vursanız həmin söz damaya kopyalanacaq. Məsələn, bir dəfə Rüstəmli yazdınız, bir neçə damadan sonra yenə Rüstəmli yazmaq lazımdır, r hərfini vuranda damaya Rüstəmli soyadının necə gəldiyini görəcəksiniz, Enter vurmaqla bu söz damada qalacaq. Cədvəli tez hazırlamaq istəyirsinizsə bu üsulla eyni sözləri bir neçə dəfə təkrar etməklə yazın.

Hazırladığınız bu formaya cədvəl və ya siyahı deyə bilərsiniz. Müxtəlif tipli məlumatların cədvəl (siyahı) şəklində yığılması verilənlər bazasını (mə’lumat bazasını) yaradır. Verilənlər bazası terminalogiyasına görə bu cədvəlin sütunlarına sahə (field), sətirlərinə isə yazı (record) adı verilir.

Siyahıdakı məlumatları sıralamaq və fltrləmək olur. Bu işi görməzdən əvvəl aktivlik cədvəlin daxilində olmalıdır.

Siyahıların sıralanması (çeşidlənməsi).

Siyahının sıralanması dedikdə, tə’yin etdiyiniz sütunlardakı məlumatlar əsas götürülməklə yazıların sıralanması, yəni əlifba sırası ilə və ya rəqəmlərin ardıcıllığı ilə çeşidlənməsi başa düşülür. Yəni, təyin etdiyiniz sütundakı bütün sətirlər sıralanacaqdır. Bir sütuna və ya eyni anda bir neçə sütuna görə sıralama apara bilərsiniz. Məsələn, siyahını soyadlara görə sıralayıb, soyadı eyni olanları da öz aralarında adlara görə sıralaya bilərsiniz. Bir sütuna görə sıralamaq üçün həmin sütunun hər hansı damasını aktiv etmək və şəkildə göstərilən düyməni vurmaq lazımdır:

Birinci düymə hərfləri əlifbanın əvvəlindən sonuna kimi, rəqəmləri isə azdan çoxa doğru sıralayır, ikinci düymə əksinə sıralayır.

Bir neçə sütuna görə sıralamağın qaydasını aşağıda qeyd edirəm.

2003 versiyasında:

Data (Данные) menyusundan Sort (Сортировка) əmri seçilir və açılan dialoq pəncərəsində seçim aparılır.

Çeşidləmənin birinci hansı sütuna görə olmasını istəyirsinizsə, həmin sütun başlığını 1-ci siyahıdan seçin, ehtiyac varsa 2-ci və 3-cü başlıqlar da uyğun olaraq seçilir. Sağ tərəfdə 1-ci dairənin aktiv olması artan sıra ilə, 2-ci dairənin aktiv olması azalan sıra ilə sıralama deməkdir. Əgər cədvəldə başlıqlar qeyd etmisinizsə aşağıda 1-ci dairə, əks halda 2-ci dairə seçilməlidir. Sonda OK vurun.

2007 və 2010 versiyalarında:

1-ci şəkildə göstərilən düyməni vurduqda 2-ci şəkildə gördüyünüz pəncərə açılacaq və burada qaydaya əsasən istədiyiniz kimi çeşidləmə apara bilərsiniz. Excelin yuxarı versiyalarında istənilən sayda sütunla çeşidləmə aparmaq olar.

(c) komputerle.biz   Müəllif: Adil Rəcəbov

 Növbəti dərslərədək.